Microsoft Access
=>Program aplikasi Ms. Office yang berguna sebagai pengolah data (database) dengan memanfaatkan fasilitas yang detail.
Memulai Program Ms. Access
- Klik Tombol Start à Program
- Pilih Microsoft Office
- Klik Microsoft Office Access 2007
Membuat File Database Baru :
- Pada tampilan awal program Ms. Access à Pilih Blank Database
- Pada Task Pane è
• File name : Buat nama file penyimpanan database
• Klik
Membuka File Database :
- Klik Office Button à Pilih Open (Ctrl + O)
- Pada Kotak Dialog Open
• Look in : Tentukan drive dan folder penyimpanan file database
• Pilih File database yang akan dibuka
• Klik
Objek-objek Ms. Access
- Table
- Query
- Form
- Report
TABLES => Fasilitas Ms. Access yang berguna untuk merancang struktur database
Langkah Kerja :
• Tampilkan Lembaran Kerja Microsoft Access
• Ketik Field-field yang dibutuhkan pada tampilan bagian kanan
• Simpan field-field tersebut
• Untuk merancang struktur database, caranya :
• Aktifkan Ribbon Home à Group Views
• Klik icon View
• Field Name : ketik nama perwakilan data yang inginkan
• Data Type : pilih jenis data yang diinginkan
• Text : apabila data berupa teks / teks + angka
• Memo : apabila data berupa teks / teks + angka yang memuat karakter yang panjang
• Number : apabila data berupa angka untuk perhitungan matematis
• Date / Time : apabila data berupa tanggal / waktu
• Currency : apabila data berupa bilangan mata uang untuk perhitungan matematis
• Yes/No : apabila data berupa penyanggahan yes/no
• OLE Object : apabila data berupa objek gambar
• Hyperlink : apabila data bisa dihubungkan ke data, objek, atau media penyimpanan yang lain
• Lookup Wizard : apabila penginputan data dengan cara memilih
• Untuk pembatasan jumlah karakter dan pembuatan satuan, dilakukan pada Field Properties, dengan cara : tekan tombol F6
• Pembatasan jumlah karakter
• Field size : pembatasan jumlah karakter yang diinput
• Input mask : pembatasan jenis karakter yang diinput (angka “9” = untuk data yang berupa angka, huruf ”L” = untuk data yang berupa huruf)
• Pembuatan satuan, dilakukan pada : Format
Ex :
• Rp #,##0 : untuk satuan Rupiah
• 0 Kg : untuk satuan Kilogram
• dd-mmm-yyyy : untuk satuan tanggal
• dll
• Simpan rancangan struktur database, jika selesai : Ctrl + S
• Untuk menampilkan tempat penginputan data :
• Aktifkan Ribbon Home à Group Views
• Klik icon View
• QUERIES => Fasilitas Ms. Access yang berguna untuk mengolah, mengurutkan, menampilkan, dan mengelompokkan data
=Merancang Query
• Tampilkan Tampilkan jendela kerja Ms. Access
• Aktifkan Ribbon Create à Group Other
• Klik Icon Query Design
• Pada tampilan Show Table, pilih Data Table atau Query yang akan dijadikan sumber acuan Query
• Klik tombol 
• Klik tombol 
• Pada tempat perancangan Query, masukkan data-data yang ada pada sumber acuan ke dalam kotak perancangan Query
Masukkan Data-data tersebut ke kotak perancangan Query
• Pada tempat perancangan Query, masukkan data-data yang ada pada sumber acuan ke dalam kotak perancangan Query
Mengolah Data (Formula / Rumus)
• Rancang Query terlebih dahulu (Langkah Point a)
• Simpan rancangan Query tersebut (Ctrl + S)
• Tentukan posisi kursor di Field yang akan dicari hasilnya
• Aktifkan Ribbon Design à Group Query Setup
• Klik icon 
• Klik OK jika selesai
• Aktifkan Ribbon Design à Group Results
• Klik icon 
• Simpan kembali hasil pengolahan data tersebut (Ctrl + S)
• Untuk melihat tempat perancangan Query, Klik icon 
• Mengurutkan, Menampilkan, dan Mengelompokkan Data
• Rancang Query terlebih dahulu (Langkah Point a)
• Operasikan pilihan yang ada pada kotak perancangan Query :
• Sort : Untuk mengurutkan data
• Ascending à Mengurutkan dari data yang terkecil
• Descending à Mengurutkan dari data yang terbesar
• Show : Untuk menampilkan / menyembunyikan data
• ¨ : Menyembunyikan data
• þ : Menampilkan data
• Criteria : Mengelompokkan data
Ex :
• A* Kelompok data yang berawalan huruf A
• *A : Kelompok data yang berakhiran huruf A
• “?A*” : Kelompok data yang huruf kedua adalah huruf A
• >3 : Kelompok data yang besar dari 3
• Dll
• Aktifkan Ribbon Design à Group Results
• Klik icon 
• Untuk penyimpanan hasil, dilakukan dengan cara :
• Save As atau tombol F12
• Buat nama penyimpanan hasil yang baru
• Query Parameters è Fasilitas Object Query yang berguna untuk mengelompokkan data berdasarkan Paratameter atau batasan tertentu.
Query Parameters dilakukan untuk data yang diinput secara berulang-ulang
Langkah Kerja :
• Rancang Query terlebih dahulu (Langkah Point a)
• Pada kotak perancangan Query, tentukan posisi kursor di kolom field yang akan dikelompokkan dan baris Criteria
• Lalu ketik : [Field Name]
• Klik Menu Query à Parameters
• Pada kotak dialog Query Parameters
• Kolom Parameter à ketik : [Field Name]
• Kolom Data Type à tentukan jenis data yang akan dikelompokkan
• Klik tombol OK, jika selesai
• Klik icon 
• Pada kotak dialog Enter Parameter Value, ketik data yang akan dikelompokkan
• Klik OK
• Silahkan simpan hasil Query Parameter tersebut
• FORMS è Fasilitas Ms. Access yang berguna sebagai tempat penginputan data
Merancang Form :
• Tampilkan jendela database
• Aktifkan Object Forms
• Pilih pilihan Create Form in Design View
• Klik icon New à Autoform Columnar
• Pada kotak Choose the table or query where ……..
è Pilih data di tabel atau query yang akan dijadikan sumber acuan formulir
• OK
• Silahkan dimodifikasi
• REPORTS è Fasilitas Ms. Access yang berguna untuk pembuatan laporan hasil kerja di Ms. Access
Merancang Report :
• Tampilkan jendela database
• Aktifkan Object Reports
• Pilih pilihan Create Report in Design View
• Klik icon New à Autoreport Columnar
• Pada kotak Choose the table or query wher ……..
è Pilih data yang akan dibuat laporannya
• OK
• Silahkan dimodifikasi
