Microsoft Access

 Microsoft Access

=>Program aplikasi Ms. Office yang berguna sebagai pengolah data (database) dengan memanfaatkan fasilitas yang detail.

Memulai Program Ms. Access

1. Klik Tombol Start à Program
2. Pilih Microsoft Office
3. Klik Microsoft Office Access 2007

Membuat File Database Baru :

1. Pada tampilan awal program Ms. Access à Pilih Blank Database
2. Pada Task Pane è

•  File name : Buat nama file penyimpanan database

•  Klik 

Membuka File Database :

1. Klik Office Button à Pilih Open (Ctrl + O)
2. Pada Kotak Dialog Open

•  Look in : Tentukan drive dan folder penyimpanan file database

•  Pilih File database yang akan dibuka

•  Klik 

  Objek-objek Ms. Access

1. Table
2. Query
3. Form
4. Report

TABLES => Fasilitas Ms. Access yang berguna untuk merancang struktur database

Langkah Kerja :

•  Tampilkan Lembaran Kerja Microsoft Access

•  Ketik Field-field yang dibutuhkan pada tampilan bagian kanan

•  Simpan field-field tersebut

•  Untuk merancang struktur database, caranya :

•  Aktifkan Ribbon Home à Group Views

•  Klik icon View

•  Field Name : ketik nama perwakilan data yang inginkan

•  Data Type : pilih jenis data yang diinginkan

•  Text : apabila data berupa teks / teks + angka

•  Memo : apabila data berupa teks / teks + angka yang memuat karakter yang panjang

•  Number : apabila data berupa angka untuk perhitungan matematis

•  Date / Time : apabila data berupa tanggal / waktu

•  Currency : apabila data berupa bilangan mata uang untuk perhitungan matematis

•  Yes/No : apabila data berupa penyanggahan yes/no

•  OLE Object : apabila data berupa objek gambar

•  Hyperlink : apabila data bisa dihubungkan ke data, objek, atau media penyimpanan yang lain

•  Lookup Wizard : apabila penginputan data dengan cara memilih

•  Untuk pembatasan jumlah karakter dan pembuatan satuan, dilakukan pada Field Properties, dengan cara : tekan tombol F6

•  Pembatasan jumlah karakter

•  Field size : pembatasan jumlah karakter yang diinput

•  Input mask : pembatasan jenis karakter yang diinput (angka “9” = untuk data yang berupa angka, huruf ”L” = untuk data yang berupa huruf)

•  Pembuatan satuan, dilakukan pada : Format

Ex :

•  Rp #,##0 : untuk satuan Rupiah

•  0 Kg : untuk satuan Kilogram

•  dd-mmm-yyyy : untuk satuan tanggal

•  dll

•  Simpan rancangan struktur database, jika selesai : Ctrl + S

•  Untuk menampilkan tempat penginputan data :

•  Aktifkan Ribbon Home à Group Views

•  Klik icon View

•  QUERIES => Fasilitas Ms. Access yang berguna untuk mengolah, mengurutkan, menampilkan, dan mengelompokkan data

=Merancang Query

•  Tampilkan Tampilkan jendela kerja Ms. Access

•  Aktifkan Ribbon Create à Group Other

•  Klik Icon Query Design

•  Pada tampilan Show Table, pilih Data Table atau Query yang akan dijadikan sumber acuan Query

•  Klik tombol , untuk memasukkan data ke dalam tempat perancangan Query

•  Klik tombol , untuk menutup tampilan Show Table

•  Pada tempat perancangan Query, masukkan data-data yang ada pada sumber acuan ke dalam kotak perancangan Query 

Double Click

Masukkan Data-data tersebut ke kotak perancangan Query

•  Pada tempat perancangan Query, masukkan data-data yang ada pada sumber acuan ke dalam kotak perancangan Query

Mengolah Data (Formula / Rumus)

•  Rancang Query terlebih dahulu (Langkah Point a)

•  Simpan rancangan Query tersebut (Ctrl + S)

•  Tentukan posisi kursor di Field yang akan dicari hasilnya

•  Aktifkan Ribbon Design à Group Query Setup

•  Klik icon (Build) pada Toolbar, untuk menampilkan kotak dialog Expression Builder (Tempat pengolahan data)

•  Klik OK jika selesai

•  Aktifkan Ribbon Design à Group Results

•  Klik icon (Run) pada Toolbar, untuk menampilkan hasil pengolahan data

•  Simpan kembali hasil pengolahan data tersebut (Ctrl + S)

•  Untuk melihat tempat perancangan Query, Klik icon (Ribbon Home à Group Views à Icon View)

•  Mengurutkan, Menampilkan, dan Mengelompokkan Data

•  Rancang Query terlebih dahulu (Langkah Point a)

•  Operasikan pilihan yang ada pada kotak perancangan Query :

•  Sort : Untuk mengurutkan data

•  Ascending à Mengurutkan dari data yang terkecil

•  Descending à Mengurutkan dari data yang terbesar

•  Show : Untuk menampilkan / menyembunyikan data

•  ¨ : Menyembunyikan data

•  þ : Menampilkan data

•  Criteria : Mengelompokkan data

Ex :

•  A* Kelompok data yang berawalan huruf A

•  *A : Kelompok data yang berakhiran huruf A

•  “?A*” : Kelompok data yang huruf kedua adalah huruf A

•  >3 : Kelompok data yang besar dari 3

•  Dll

•  Aktifkan Ribbon Design à Group Results

•  Klik icon (Run) pada Toolbar, untuk menampilkan hasil pengolahan data

•  Untuk penyimpanan hasil, dilakukan dengan cara :

•  Save As atau tombol F12

•  Buat nama penyimpanan hasil yang baru

•  Query Parameters è Fasilitas Object Query yang berguna untuk mengelompokkan data berdasarkan Paratameter atau batasan tertentu.

Query Parameters dilakukan untuk data yang diinput secara berulang-ulang

Langkah Kerja :

•  Rancang Query terlebih dahulu (Langkah Point a)

•  Pada kotak perancangan Query, tentukan posisi kursor di kolom field yang akan dikelompokkan dan baris Criteria

•  Lalu ketik : [Field Name]

•  Klik Menu Query à Parameters

•  Pada kotak dialog Query Parameters

•  Kolom Parameter à ketik : [Field Name]

•  Kolom Data Type à tentukan jenis data yang akan dikelompokkan

•  Klik tombol OK, jika selesai

•  Klik icon (Run) pada Toolbar, untuk menampilkan hasil pengolahan data

•  Pada kotak dialog Enter Parameter Value, ketik data yang akan dikelompokkan

•  Klik OK

•  Silahkan simpan hasil Query Parameter tersebut

 

•  FORMS è Fasilitas Ms. Access yang berguna sebagai tempat penginputan data

Merancang Form :

•  Tampilkan jendela database

•  Aktifkan Object Forms

•  Pilih pilihan Create Form in Design View

•  Klik icon New à Autoform Columnar

•  Pada kotak Choose the table or query where ……..

è Pilih data di tabel atau query yang akan dijadikan sumber acuan formulir

•  OK

•  Silahkan dimodifikasi

 

•  REPORTS è Fasilitas Ms. Access yang berguna untuk pembuatan laporan hasil kerja di Ms. Access

Merancang Report :

•  Tampilkan jendela database

•  Aktifkan Object Reports

•  Pilih pilihan Create Report in Design View

•  Klik icon New à Autoreport Columnar

•  Pada kotak Choose the table or query wher ……..

è Pilih data yang akan dibuat laporannya

•  OK

•  Silahkan dimodifikasi